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El Costo total de propiedad (Total Cost of Ownership, TCO) es el  costo total  de un producto, por ejemplo, un sistema de información) a lo largo de su ciclo de vida completo. El  TCO toma en cuenta no sólo los costos directos si no también los indirectos y los recurrentes. Los costos directos pueden ser, por ejemplo, el  costo de los equipos: los ordenadores, las infraestructuras de red o el costo del software (los costos de las licencias). Los costos indirectos (o costos ocultos) pueden ser los costos de mantenimiento, administración, formación del usuario o del administrador, los costos de desarrollo y de soporte técnico. Por último, los costos recurrentes pueden ser, por ejemplo, los productos consumibles, la electricidad, gastos de alquiler, etc.

Esta herramienta será clave para realizar una correcta una evaluación entre diferentes alternativas.

El modelo del TCO fue inventado por Gartner, en el año 1987, para poder analizar y mostrar los costos envueltos con inversiones tecnológicas, concretamente en el área desktop. Desde entonces, los modelos de TCO se han popularizado alcanzando actualmente a la contratación de activos corporativos.

Factores del TCO

Como es evidente, el precio es solo una parte de la ecuación en la negociación.

El objetivo en una negociación debería enfocarse en el llamado costo total o TCO (Total Cost of Ownership). Ese costo total está formado por varios factores, factores que es preciso identificar y medir; pero lo más importante es que es posible gestionar cada uno de los factores del TCO para reducirlos o aumentar su eficiencia.

Entre estos factores podemos citar a los siguientes:

Costos de adquisición:

Pueden clasificarse en costos de: materiales (materias primas), mano de obra, producción, maquinado, empaque, administrativos y de ventas.

Costos de tránsito:

Pueden clasificar en costos de: transporte, embarque, aduanas, impuestos y aranceles, acarreo, agentes de aduana, consolidación de mercancías, etc.

Costos de adaptación:

Estos costos, que podrían también llamarse costos pre-operativos en un proyecto, pueden clasificarse en costos de: pre-operación, prototipos, análisis técnicos, adaptación a los demás equipos y materiales del proceso, entrenamiento, etc.

Costos de operación:

Estos costos pueden clasificarse en costos de: energía, productividad, personal, mantenimiento, cambio de partes, mano de obra, inventarios de seguridad, costos de paradas, etc.

Costos financieros:

Estos costos pueden clasificar en costos de: términos de pago, operaciones de moneda extranjera, pérdidas en la conversión de moneda extranjera, inventarios, bancarios, seguros, etc.

Costos de conformidad:

Estos costos se pueden clasificar en costos de: consecución de la información para reportes, gastos legales, multas, etc.

Costo de mala calidad:

Estos costos se pueden clasificar en costos de: reclamos por garantías, inspección de materiales, re-procesamientos, devoluciones, administrativos, etc.

Costos por pérdidas:

Estos costos, que son más complejos en su cuantificación, se pueden clasificar en: costos de pérdida de imagen de la marca, en oportunidades perdidas, etc.

Para hacer un correcto cálculo del TCO se deberá considerar adicionalmente el ingreso extraordinario por la venta del activo al final de su tiempo de vida útil, en caso exista.

Por ejemplo, a nivel particular, el concepto de TCO podría ser utilizado al momento de decidirse por una marca/modelo de vehículo, en caso se desee identificar la más conveniente en términos de costos. En este contexto, el TCO implicaría considerar en la evaluación todos los costos asociados a tener el referido vehículo durante su tiempo de vida útil: desde el valor de compra, pasando por los costos de combustible, el mantenimiento, repuestos, entre otros; incluyéndose el valor de reventa del vehículo usado.

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